L'étiquette email ou comment écrire un email de manière professionnelle

Quelque soit la position ou le confort physique ou mental dans lequel vous vous trouvez au moment où vous prenez votre ordinateur ou votre terminal pour écrire une email, il faut savoir que ce que vous vous apprêtez à faire n'est pas un acte anodin.

J'ai partagé ces quelques astuces avec les étudiants avec lesquels je travaille et je pense qu'elles peuvent être également utiles à un plus large public.

Lorsque vous vous écrivez un email, et que le destinataire n'est pas votre copain, sachez que vous sortez du régistre familier pour intégrer celui professionnel. Ecrire un email dans le cadre des relations professionnelles doit absolument obéir à un code. 

On appelle cela spécifiquement une etiquette. En voici quelques règles:

 

Elle doit permettre de vous identifier. Elle peut se presenter sous différentes formes à savoir : prenomnom@xxx.com ou prenom.nom@xxx.com ou encore p.nom@xxx.com. Si vous décidez de mettre autre chose, cela doit permettre au destinataire lambda de savoir au coup d’œil qu’il s’agit de vous (il peut s’agir alors de l’identifiant de votre entreprise ou de votre ONG, dans ce cas, les emails que vous enverrez à partir de cette adresse ne doivent être relatives qu’à cette activité).

 

Votre email doit ABSOLUMENT avoir un objet. Il permet à votre destinataire de retrouver l’email dans sa boite de réception. L’objet peut être constitué de deux ou trois mots principaux qui renvoient au corps de votre mail. Si vous écrivez l'email dans le cadre d'un projet ou d'une activité exigeant beaucoup d'échanges, vous pouvez rappler l'objet général de l'email entre [ ... ] et ensuite l'objet spécifique. Exemple : [Projet de formation] rencontres avec les formateurs. 

 

Vous écrivez au destinaire principal de votre email lorsque vous inscrivez son adresse après A: ou To:

Si vous voulez que d’autres personnes reçoivent votre message, vous inscrivez leurs adresses email après CC:

Si vous voulez que d’autres personnes reçoivent votre message, mais qu’ils ne sachent pas entre eux que vous leur avez écrit à tous (chacun reçoit le message comme s’ils en étaient l’unique destinataire), alors vous inscrivez les adresses après CCI:

Elle est tout aussi importante que le choix de votre adresse email, puisqu’elle a pour but de permettre de vous identifier facilement. Vous devez aller dans les paramètres de votre fournisseur d’adresse email (Gmail ou autres) pour réaliser votre signature qui peut se présenter comme-suit :

 

Votre email doit absolument avoir un contenu. Vous ne pouvez pas juste envoyer des pièces jointes et un objet et vous satisfaire de cela. Ce serait une faute surtout si vous êtes entrain d'envoyer un dossier de candidature à un recrutement. 

Vous pouvez écrire votre email en français ou en anglais.

Si vous écrivez en anglais:

Good morning/afternoon/evening Mr. Name and Surname ou for the ladies Ms. (Pour les femmes, écrivez Miss si vous savez qu’elle est une demoiselle ou Mrs. si vous savez qu’elle est mariée. Si vous hésitez entre les deux, écrivez juste Ms. qui est une forme neutre).

N’écrivez pas Hello Dears (c’est un langage familier).

Si vous répondez à un précédent email, écrivez Thank you for your mail.

Ensuite vous continuez avec votre réponse.

Espacez chaque fois que vous développez une nouvelle idée pour faciliter la lecture et la compréhension.

 

Ecrivez Respectfully ou Sincerely ou Best regards. 

 

Bonjour M. (L’abbréviation de Monsieur en français n’est pas Mr.) Prénom et Nom, ou Bonjour Mme Prénom et Nom (en français, écrivez juste Mme qu’il s’agisse d’une demoiselle ou d’une femme mariée).

 

Je vous remercie pour votre message s’il s’agit d’une réponse à un précédent email. Si ce n’est pas le cas, allez-y directement.

Espacez toujours. Soyez concis. 

 

Choisissez entre Cordialement et Bien à vous.

 

Vous pourriez être amenés à joindre des fichiers à votre email. Ecrivez juste dans le contenu du message : Je vous prie de trouver ci-joint … ou vous trouverez joint à ce message …

Lorsque vous écrivez à plusieurs personnes, qui doivent travailler sur un même fichier WORD ou EXCEL, n'envoyez pas de pièce jointe. 
Utilisez plutôt Google Docs ou Google Sheets dans lequel vous aurez au préalable uploader votre fichier. Vous en partagez ensuite le lien à tout ce beau monde, qui pourra faire des modifications dans le document sans avoir à le télécharger.

De même, si vous devez envoyer un fichier volumineux, utilisez Google Drive et envoyez le lien à vos destinataires. 

 

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Ces quelques règles ne s’apprennent pas généralement à l’école. Elles font partie de ce qu’on appelle Life Skills ou Compétences de vie. 

Vous pouvez lire plus sur les étiquettes email sur les liens suivants: